Noen som kjenner seg igjen? Hverdagen er så tettpakket at det egentlig ikke er plass til alt. Den minste uforutsette hendelse truer med å velte hele lasset. Så mye å huske - så mange tanker i hodet! Og så lett å glemme - så vanskelig å holde oversikten! - Men det er mulig å kombinere en aktiv yrkeskarrie`re med et krevende privatliv - uten å bli stresset, hevder David Allen. De siste årene har boken hans: "Få ting gjort" gått som en farsott verden over. Den er oversatt til mer enn 20 språk, er blitt kultbok i USA, og en "bibel" for flere internasjonale selskaper.

Hodetømmende.

I boken viser Allen hvordan du med enkle midler kan tømme hodet for alle forstyrrende tanker som tar opp plass, og frigjøre energi til å handle. Slik kan du yte mer effektivt - uten at det stresser deg. Allens teknikk har hjulpet sjefer og ansatte i næringslivet i en rekke land til å bli mer produktive og kreative. Men den kan like gjerne brukes på hjemmebane, i forhold til private gjøremål du må ordne opp i. Allen er ikke den eneste som har gjort næringsvei av vår stressede hverdag: En rekke aktører har de siste årene kastet seg på med Jeg-bøker om hvordan få et bedre liv, tenke smartere eller yte bedre. Det spesielle med Allen er at han har utviklet et helt konkret system, som ned til minste detalj skal kunne regulere gjøremålene dine.

På farten.

Vi traff Allen på Aker Brygge, i et kort stopp i Oslo på gjennomreise fra USA til Litauen - og nye kurs og foredrag. Han trekker den norske sjøluften inn i store drag.- Nydelig friskt, sier han imponert. - Dette må være god terapi i en travel hverdag! - Virkeligheten vi lever i presser hele tiden ny informasjon på oss. Det blir som en mekanisk prosess - hvor tanken spiser opp vår mentale kapasitet. Hjernen klarer rett og slett ikke å håndtere alt. Derfor må du fjerne informasjonen igjen - fortløpende, forklarer han. Få tankene ut av hodet, og over i andre "beholdere" hvor de ikke kan plage deg. Disse kan du selv konstruere, tilpasset akkurat dine behov. Men dette tankelageret må være så oversiktlig at du raskt kan se innholdet i det. - Tar det deg mindre enn to minutter å utføre et gjøremål, så gjør det med én gang! Tar det lengre tid, så legg umiddelbart tanken over i systemet ditt. Poenget er å ha hver tanke i hodet bare en gang - og glemme alle planer og forpliktelser. Sånn kan du være fokusert på det du skal gjøre akkurat her og nå, fremholder Allen.

Fem stadier.

David Allens system er inndelt i fem stadier: Innsamling, behandling, organisering, gjennomgang og utføring. Gjennom raskt å bestemme hvilke informasjon du regelrett kan kaste, hva du må utføre nå eller senere, hva du muligens kan trenge en annen gang, skal du systematisk kunne sile tanker og planer gjennom systemet: Vurdere, fordele, plassere, delegere, og til slutt utføre gjøremålene. Men først må du sette av litt tid: Registrer all informasjon, alle planer, ideer og ugjorte gjøremål som du må forholde deg til. Det kan være alt fra møteagendaer og post som må besvares, til reiser, seminarer og barnas fotballkamp. Skriv det ned med én gang du kommer på noe, selv om det ikke gir stor mening der og da. Om du bruker filofax, en kalender på PC-en eller en enkel notisbok, spiller liten rolle. Poenget er at du lett kan se hva som ligger der.

Tøm innboksen!

Veldig mange får i dag mesteparten av henvendelser og informasjon gjennom e-post. Men nesten like mange gjør den feilen at de ikke forholder seg effektivt til den elektroniske innboksen på PC-en, legger Allen vekt på. - Dette er jo en regelrett postkasse - og postkassen vår tømmer vi jo hver dag! Så snart du har bestemt at den elektroniske posten krever en form for tiltak, må du flytte den videre i systemet - for eksempel over i en kalender eller inn i en prosjektmappe. Innboksen på PC-en bør ikke inneholde flere meldinger enn at du ser alle i samme skjermbilde, understreker Allen. Mange organiserer delvis dagen sin ut fra slike prinsipper, og teknikken er ingen revolusjon, medgir han. Men folk gjør det ikke systematisk, og det er nettopp det som er poenget! - Du må gjennomføre hvert eneste ledd i systemet fullt ut. Først da kan du stole på at det fungerer. Gi deg selv en time i uken til å oppdatere systemet. Gevinsten er at dersom du gjør jobben fullt ut, så vil også psyken din få fullstendig fri til å konsentrere seg om mer kreative prosesser, sier Allen.

"Sinn som vann".

Han har hentet mye av ideen fra Østens visdom og karate, og mesteren Shunryu Suzuki: "Om sinnet ditt er tomt, er det alltid forberedt på hva som helst - det er åpent for alt." - Om 20 år vil alle lure på hvorfor menneskene i dag gikk rundt med alt inne i hodet. For det vil ikke fungere. Det vil ikke fortsette slik. Nå har vi teknologi som kan overta dette for oss - som kan utføre det vi ønsker. Men teknologien vil aldri erstatte selve beslutningsprosessen, sier Allen.