Les også:

Datatilsynet merker en økning i spørsmål om e-postinnsyn. De mener ansatte bør være mindre naive, og at arbeidsgivere noen ganger trår feil, skriver Aftenbladet.

Svært mange har en pc som er eid av jobben, og bruker den som regel både til jobb og privat. Du skal være klar over at det kan være ganger da sjefen din kan få innsyn i din e-post.

Datatilsynet sammenligner dette litt med måten en arbeidsgiver kan sjekke posthyllen på jobb. Det vil være ganger arbeidsgiver må sjekke hyllen etter post som har med jobben å gjøre, for eksempel dersom du er borte over lengre tid. Det samme vil være tilfelle med en e-postkasse.

Regler

Men det er ikke slik at sjefen når som helst kan sjekke e-posten din. Det skal foreligge regler eller instrukser for bruk av datasystemet på arbeidsplassen.

Reglene eller retningslinjene skal si noe om i hvilke situasjoner de ansatte må forvente at arbeidsgiveren kan kikke i e-postkassen eller på filer som ligger på den enkeltes område på datamaskinen. Denne informasjonen skal inngå i virksomhetens internkontrollsystem, og det er viktig at du som ansatt blir gjort kjent med hvilke regler som gjelder. Her mener seniorrådgiver Christine Ask Ottesen i Datatilsynet at mange arbeidsgivere synder.

Trår feil

- Den største feilen arbeidsgivere gjør, er kanskje å ikke lage gode nok retningslinjer for bruk av e-post i virksomheten. Kanskje særlig er det nødvendig å lage gode retningslinjer for avslutning av e-postkassen ved arbeidsforholdets opphør. I slike situasjoner har tilsynet sett at arbeidsgivers behov for innsyn oppstår fordi den ansatte på forhånd ikke har visst hva som skal gjøres før vedkommende slutter. Her trår mange feil.

Klar beskjed

Datatilsynet oppfordrer arbeidsgiver til å gi klare beskjeder om hva ansatte skal gjøre ved planlagt fravær, for eksempel pålegge at det skal benyttes fraværsmelding med info om hvor e-poster skal sendes i mellomtiden. Ved uforutsett fravær kan arbeidsgiver legge inn en slik melding på vegne av den ansatte.

Ved behov for innsyn skal den ansatte først informeres. Et problem er at det ofte benyttes automatisk forhåndsvisning av e-posten, slik at arbeidsgiveren kan få tilgang til mer informasjon enn han har saklig begrunnelse for å se. Merk at denne funksjonen kan fjernes. Arbeidsgiveren vil som hovedregel ikke ha noen saklig begrunnelse for innsyn i åpenbart private opplysninger i e-post og filer.

To adresser

Dersom den ansatte får anledning til å ha to e-postadresser, for eksempel (ola.nordmann@virksomhet.no og ola.nordmann.privat@virksomhet.no), vil dette kunne minske problemet med å skille mellom private og virksomhetsrelaterte opplysninger. Rutiner for å merke private e-poster eller filer med «privat», eventuelt plassere disse i egne mapper, vil også kunne hjelpe. En vil nok likevel kunne oppleve situasjoner hvor for eksempel en fil blir lagret feil. Noen garanti for at det ikke skal oppstå problemer finnes ikke. Men bruk av private e-postadresser i jobbsammenheng vil i utgangspunktet utelukke arbeidsgivers adgang til å gjøre innsyn.

Naive

Datatilsynet merker at stadig flere virksomheter og advokatfirmaer tar kontakt angående spørsmål om innsyn.

Normalt realitetsbehandler tilsynet 5-10 innsynssaker i måneden. I hovedsak går henvendelsene på om vilkårene for å gjøre innsyn er oppfylt, hvorvidt det kan gjøres unntak fra informasjonsplikten og hvilke krav som stilles til protokollføring, sier Ask Ottesen.

Hun mener at arbeidstakere nok til tider har et noe naivt forhold til bruk av e-post.

Vi har sett flere eksempler på at arbeidstakere har sendt virksomhetskritisk e-post til konkurrerende virksomheter eller til sin private e-postadresse, med tanke på oppstart av egen bedrift. I disse tilfellene «glemmer» nok ansatte at e-postsystemet jo ofte er et verktøy jobben har stilt til arbeidstakers disposisjon. Tilfeller som dette ofte vil gi et grunnlag for å gjøre innsyn, opplyser Christine Ask Ottesen.

Har du spørsmål om arbeidsrett? Ta kontakt med vår jobbekspert.