Vi lar innboksen styre for mye av vår arbeidsdag, viser ny forskning på e-postkommunikasjon.

Forsker Anette Grønning ved Syddansk Universitetet har undersøkt håndteringen av e-post i forskningsbransjen og andre private virksomheter, skriver djoefbladet.dk.

Blant annet fulgte hun en arbeidsgruppe på syv personer i to måneder i kommunikasjonsbyrået Creuna. I løpet av denne tiden håndterte disse syv personene mer enn 10.000 e-poster.

Grønnings undersøkelser viser dessuten at 95 prosent av e-postene er interne.

- Det er uhyggelig mange. Selv i åpne kontorlandskap og selv på tomannskontorer sender man hverandre mail. Jeg har gang på gang opplevd at ledelsen får et lite sjokk når vi får tallene frem, sier forskeren til djoefbladet.dk.

Ifølge Grønning vet sjefene som regel godt hvor mange telefonsamtaler avdelingen har, men de aner ikke hvor mange e-poster som sirkulerer. Og de tror at de fleste e-postene går ut til verden, men så viser kartleggingen at de skriver mest til hverandre.

Les også:

Stjeler konsentrasjon

Anette Grønning er ikke stressforsker, men hun ikke i tvil om at innboksen er en stressfaktor. Hun mener vi presser hverandre ved å sende ut for mange mail, og at de fleste mangler et godt system for å håndtere e-postmengdene.

- De fleste klarer ikke vente med å åpne mail, og avbryter det de er i gang med for å besvare dem, sier hun.

Forskeren er ikke for rigide regelsett, men ønsker at folk skal bli mer bevisste på hvor mye tid de bruker på e-post hver dag.

Jeg har sett eksempler på sjefer som sender e-poster søndag kveld etter klokken 2230 der de innkaller til møte neste morgen klokken 0830. Henry Mintzberg, professor ledelse ved McGill Universitetet i Montreal

Tidstyv

Professor i ledelse ved McGill Universitetet i Montreal, Henry Mintzberg, mener at ideen om å være online hele tiden er en syk idé, skriver lederne.dk.

Ifølge Mintzberg, er det ingen tvil om fordelene ved e-posten. Man kan nå ut til masse mennesker på kort tid og håndtere store mengder informasjon med et klikk. Men han påpeker at e-posten også er en tidstyv. E-posten fører til mange avbrytelser og øker derfor stresset i hverdagen.

Professoren oppfordrer ledere til å innse at datamaskinen og telefonen faktisk også har en av-knapp.

- Utviklingen har ført til at alle hele tiden regner med at alle er tilgjengelige, selv om kvelden og tidlig om morgenen. Jeg har sett eksempler på sjefer som sender e-poster søndag kveld etter klokken 2230 der de innkaller til møte neste morgen klokken 0830, sier han til lederne.dk.

Overfladisk

Mintzberg tror ikke at Internett har forandret essensen i lederarbeidet, men at det har presset tempoet i været og at det gjør arbeidet hektisk og overfladisk.

Den tid som brukes foran skjermen, gjør at det blir mindre tid til personlig kontakt. Professoren viser til forskning som avdekker at ved å kommunisere per e-post så blir folk mindre oppmerksomme overfor hverandre og kommer med færre sosiale tilbakemeldinger enn de ellers ville gjort hvis de for eksempel snakket sammen på telefonen.

Selv åpner han sine e-poster kun en gang i døgnet, klokken 1430, og han bruker aldri mer enn et kvarter på å besvare dem.

Mintzberg mener at e-posten kan være farlig for ledere fordi det blir for upersonlig. Han oppfordrer dem til å slå av maskinen, ringe til folk og reise ut for å se hvordan det går med virksomheten.