• På min arbeidsplass har vi økt fokus på organisering og administrasjon og redusert fokus på handling, skriver Eivind Tesaker.

    FOTO: OLAV OLSEN

Hvorfor ting tar tid

I departementet. Frykt for kritikk gjør at stadig flere saker tar stadig lengre tid, og at mange saker bare blir liggende.

På min arbeidsplass var vi 122 ansatte i 2001 og 137 ansatte i 2011. Vi har opprettet flere tilsyn og klagenemnder og overført en rekke oppgaver til disse, blant annet utbetaling av tilskudd, tilsynsvirksomhet og klagebehandling.Til tross for at mange oppgaver er borte og stadig flere blir ansatt, ser det ut til at produktiviteten er på vei ned. Fra 2001 til 2008 sendte departementet i snitt 5,6 lovforslag og 4,1 stortingsmeldinger hvert år til Stortinget. Siden 2009 har vi sendt 1,7 lovforslag og 1 stortingsmelding i året til Stortinget.

På min arbeidsplass er det ofte seks til syv beslutningsledd fra saksbehandler til statsråd. Slik har det vært lenge. Det som er nytt er at alt arbeid skal gå mer på tvers mellom ulike avdelinger og departementer. I stedet for å snakke sammen i gangen eller sende en e-post om en sak som er på vei oppover i systemet, skal det avholdes møter, samarbeides og skapes enighet på tvers.Problemet er at det lett blir viktigere å samarbeide enn å komme frem til en beslutning.

Rapportering

På min arbeidsplass er rapportering stadig viktigere. Rapportering internt og til andre departementer, til tilsyn og til internasjonale organisasjoner. Vi lager rapporter om virksomhetsplaner, aktivitetskalendre, risikoanalyser og rapporterer løpende til blant annet Riksrevisjonen. Rapporteringen skal dokumentere hva vi har gjort og ikke har gjort, slik at de ulike kontrollinstanser kan legge dataene inn i sine program som grunnlag for videre rapportering og senere kontroller.

Ny teknologi

Min arbeidsplass ønsker å være i forkant med ny teknologi. Vi har derfor et elektronisk saksbehandlingssystem som forutsetter at alle dokumenter i en sak skal leses på dataskjerm i stedet for på papir. Siden mange fortsatt leser dokumentene på papir skriver nå den enkelte ut hver sin papirsak, i stedet for at ett papireksemplar av saken følger saksgangen. Dette er en forklaring på at papirbruken øker, til tross for elektroniske saksbehandling. På min arbeidsplass brukte vi i 2011 6,6 tonn papir fordelt på 137 medarbeidere, eller ca. 50 kg papir pr. medarbeider.

Min arbeidsplass utvikler og bruker mange elektroniske verktøy i det daglige arbeidet. Verktøy knyttet til styring og drift av prosjekter eller til den generelle styringen av departementet. Verktøyene krever tid til opplæring, de må vedlikeholdes og videreutvikles. Og de krever ikke minst tid til å legge inn data og fakta i verktøyet slik at rubrikker, statistikker og flytdiagrammer i verktøyet fungerer som forutsatt og til en hver tid er oppdatert. Slikt arbeid krever mange overtidstimer på min arbeidsplass, fordi bruken av slike verktøy ofte er et litt pirket arbeid som må gjøres utenfor kjernetiden og den daglige møteaktiviteten.

Organisasjonsutvikling

På min arbeidsplass har vi utviklet organisasjonen i flere år. Vi har blant annet fått interne retningslinjer om alt fra eierstyring av selskaper til regler for god rekruttering. Håndboken om rekruttering er på 26 sider, og har nok gjort at det nå tar litt lengre tid å ansette folk. Mens ansettelser tidligere skjedde noen få uker etter søknadsfrist, har de siste par ansettelser jeg har vært med på tatt flere måneder fra søknadsfristen. Dermed har de beste søkerne alt fått jobb andre steder, når tilbudet kommer fra Kulturdepartementet.

Min arbeidsplass skal få Norges beste internopplæring. Det nye tilbudet heter KUD-skolen og skal gi kurs til alle de 137 ansatte. Skolen tilbyr blant annet kurs i overordnet strategi- og politikkutforming, kurs om utarbeiding av dokumenter til regjeringen, kurs om virksomhetsplaner, kurs om mål- og resultatstyring, kurs om medarbeiderskap og kurs om veiledning i medarbeidersamtaler, for å nevne noen. De over 40 ulike kursene holdes først og fremst av oss ansatte, men i noen tilfeller også av eksterne kursledere.

Min arbeidsplass ledes av profesjonelle organisatorer med verktøykassen full av administrative reformer. Nylig ble det vedtatt en ny intern personalpolitisk plattform, etter en bred prosess som har pågått siden 2007. «Jeg har fortsatt stor tro på dette», kan våre ledere si, dersom noen blir urolig for at det blir for mye omorganisering og byråkrati og for lite handling. En foreløpig oppsummering av den pågående organisasjonsutviklingen finnes i en samlerapport på 64 sider som er utgitt av Kulturdepartementet.

Frykten for kritikk

På min arbeidsplass gjør frykt for kritikk at stadig flere saker bruker stadig lengre tid, og at mange saker bare blir liggende. Frykt for kritikk fra sjefen, fra statsråden, fra mediene, frykt for kritikk fra berørte parter, kritikk fra Riksrevisjonen, kritikk fra ESA i Brussel eller kritikk fra ulike departementer eller tilsyn som skal kontrollere offentlige virksomhet.

Frykten for kritikk gjør at man helst vil være enig med alle, før et forslag gjøres offentlig. Utvikling, vedtagelse og gjennomføring av et forslag handler ofte ikke om hvordan en endring kan bli best mulig for samfunnet, men om en endring kan gjennomføres uten for mye kritikk fra sterke grupper eller personer. Mange saker i mitt departement blir liggende ubehandlet fordi det ikke finnes ressurser til eller anses ønskelig å starte en intern og ekstern kartlegging av hvor mye kritikk saken vil kunne skape.

Er det så farlig?

Gjørv-kommisjonen har løftet på en flik av norsk forvaltning. Kommisjonen virker overrasket. Vi som jobber her er enten blitt positivt sosialisert eller traumatisert. De mest handlekraftige har forhåpentlig sluttet i tide.

På min arbeidsplass betyr økt fokus på organisering og administrasjon, og redusert fokus på handling ikke så mye for sikkerheten i Norge. Her er arbeidsoppgavene mye knyttet til å skaffe penger til kunst og kultur, og en god medieprofilering av statsråden og Regjeringen. Men hvis noen savner handling, er forklaringene mange. Jeg har nevnt noen. Hvordan det går når kulturbudsjettet ikke øker like mye hvert år, vil tiden vise.

Velkommen til Aftenpostens debatter!

Kommentarfeltet støtter ikke IE8. Vennligst oppgrader eller bruk en annnen nettleser.
Debatten vil bli moderert i ettertid.

Siste fra seksjon

Flere bilder

Eivind Tesaker

Mest lest meninger

Feighetens hus

Det politiske Norge vil tvinge fredsprisvinner Dalai Lama til å gå bakveien når han skal gjeste Stortinget. Det er så ynkelig at det kan bli farlig.

Tibet var ikke noe Shangri-La

Det er interessant at Dalai Lama aldri blir omtalt som tibetanernes demokratisk valgte leder. Dette skyldes selvsagt det faktum at han aldri har vært det.

Mest kommentert siste døgn

Siste kommentarer