FORSVARLIG BRUK. Fornyings- og administrasjonsdepartementet foreslår at arbeidsgivere ikke skal ha adgang til å gjennomsøke, åpne eller lese ansattes e-post. Politi og rettsvesen på sin side vil at arbeidsgivere skal ha full innsynsrett. Før Fornyingsdepartementet lytter til politiet, trenger vi en debatt om hva som er juridisk og etisk forsvarlig bruk av e-post. Den bør føres på bakgrunn av at e-post er både et formelt og uformelt medium.

Et komplekst medium.

I de siste tre årene har jeg arbeidet med et forskningsprosjekt om e-postkommunikasjon i arbeidslivet. Et sentralt gjennomgangstema i denne perioden har vært hvor komplekst e-postmediet egentlig er.Det fyller på én gang en informeringsfunksjon, en arkiveringsfunksjon og en sosialiseringsfunksjon. Diskusjonen om arbeidsgivers innsynsrett bunner i denne kompleksiteten og inneholder viktige juridiske og etiske spørsmål.

Et formelt medium.

E-post muliggjør både formell og uformell kommunikasjon. På den ene siden har e-post erstattet de tradisjonelle formelle brevene som ble kopiert, arkivert og behandlet som saksdokumenter. Før e-postens tid hadde arbeidsgiver innsynsrett til et brev først når det var blitt arkivert. Skriftligheten, kopieringspraksisen og lagringskapasiteten bidrar til at e-post også er et formelt medium.Spørsmålet er i hvilken grad e-poster, på samme måte som arkiverte brev, er arbeidsgivers eiendom.

Uformelt og privat.

På den andre siden har e-post erstattet telefonsamtalen og de uformelle korridorsamtalene. Disse samtalene har tradisjonelt vært oppfattet som mer uformelle og private, og er ikke blitt registrerte eller arkivert. Dersom arbeidsgiver hadde tatt opp alle telefonsamtaler i en bedrift og installert overvåkingskameraer i kontorer, ville folk oppleve det som et inngrep i privatlivet og ytringsfriheten.Det samme ville være tilfellet hvis arbeidsgiver skal få full innsynsrett til ansattes e-postkommunikasjon.

Juridisk og etisk dilemma.

E-post erstatter både formelle brev og uformelle samtaler. Dette fører til at det å overvåke ansattes e-poster blir et juridisk og etisk dilemma. Dette dilemmaet blir tydelig når politiet klager på høringsnotatet til Fornyings- og administrasjonsdepartementet og vil gi arbeidsgiver full rett til å overvåke ansatte e-poster. For å finne ut hva som er juridisk og etisk forsvarlig bruk av arkivert e-post, må vi først finne ut hvordan e-post faktisk blir brukt. Dette er så langt gjort i liten grad. Vi trenger juridiske retningslinjer for offentlig innsyn, men også etiske retningslinjer for den enkelte aktørs e-postbruk. Min forskning viser at e-postens arkiverings-, videresendings- og kopieringsfunksjoner lett kan brukes på uetiske måter.

Valla/Yssen-saken.

I arbeidskonflikter er det typisk at man prøver å rekonstruere hva som har skjedd i fortiden. Det har vi sett eksempler på i Valla/Yssen-saken, i Redningsselskapet og i Vinmonopolet. Med omfattende og til dels komplekse e-postarkiver er mulighetene til å rekonstruere og dokumentere hendelser fra fortiden større enn noensinne.Dette gjelder ikke bare ved offentlig innsyn, men for den enkelte aktør i det daglige arbeidslivet.

Usynlig mistenkeliggjøring.

E-postens lagringskapasitet gjør at vi i høyere grad enn i ansikt-til-ansikt-samtaler må vente å bli stilt ansvarlig for det vi sier og gjør. At alle e-poster i teorien kan arkiveres og videresendes, tvinger oss til å kommunisere på en måte som tåler offentlighetens lys.Muligheten til å offentliggjøre andres e-poster, eller trekke dem frem som dokumentasjon i konfliktsituasjoner, bidrar til en form for sosial kontroll og skaper en usynlig mistenkeliggjøring.

Press til å svare korrekt.

Det legger et press på arbeidstagere til å svare korrekt på alle innkomne e-poster. Hvis arbeidsgiver i tillegg skal ha full innsynsrett til de ansattes e-poster, øker presset på arbeidstagerne ytterligere. En løsning på arkivdilemmaet kan være at den enkelte institusjon oppretter egne arkiver for formelle e-poster som er åpent for innsyn, mens alle de andre er utilgjengelig for andre enn de involverte. Dette innebærer i praksis at det er den enkelte arbeidstager som selv avgjør hvilke e-poster som skal arkiveres, en kompetanse som ansatte må kurses i.

Synliggjøring og hersketeknikk.

Et annet fenomen som også bør belyses, er etisk forsvarlig bruk av e-postkopier. I motsetning til å arkivere for offentlig innsyn, er det her den enkelte aktør som velger å la andre mennesker få innsyn i en korrespondanse. I tilfeller der man tar opp sensitive emner eller noen står i fare for å tape ansikt, er det et privat etisk spørsmål i hvilken grad en e-post skal offentliggjøres. På den ene siden kan e-postkopier fungere demokratiserende. Deltagere kan sende kopier til hverandre for å skape nettverk, dele kunnskap og løse oppgaver på tvers av geografisk og organisatorisk tilhørighet. På den andre siden kan kopier brukes mer strategisk. Å synliggjøre andres e-poster, både ved å videresende eller å sende ut kopier, kan være en effektiv hersketeknikk.Avsendere kan kopiere inn sterke støttespillere som et ledd i forhandlinger, både for å gi tyngde til egne beslutninger og for å legge press på mottagerens beslutningsprosess.

Styrke sin autoritet.

Ved å vise frem mektige støttespillere i kopifeltet kan avsenderen styrke sin autoritet, i tillegg til å føre en intern markedsføring av egne ideer. I konfliktsituasjoner får deltagerne i kopifeltet også en vitnefunksjon, noe som kan bidra til å skjerpe partenes selvsensur. Ekstra betenkelig blir det dessuten når avsender bruker blindkopi, og slik sett lar andre overvåke samtalen uten at samtalepartneren er klar over det.Det stilistiske registeret i en e-post røper mye om de sosiale relasjonene mellom arbeidstagere. Hvis avsenderen av en e-postkopi ikke eksplisitt angir kopiens relevans for de sekundære mottagere, inviteres de til å tolke hensikten med meldingen på egen hånd.På denne måten kan avsenderen "sladre", men samtidig skjule seg bak at hun bare informerer. Dette er en kompleks side ved kopieringen som gjør at sosiale relasjoner lett kan bli satt på spill.

Kontroll eller ytringsfrihet.

E-postmediet bør ikke brukes til å utøve mer press og sosial kontroll på en arbeidsplass, men muliggjøre åpen samhandling etter ytringsfrihetens/demokratiske prinsipper. Fornyingsdepartementet og de nye reglene om arbeidsgivers rettigheter er et skritt i riktig retning for å verne den uformelle kommunikasjonen i arbeidslivet. Samtidig må vi også skape økt bevissthet og klarere etiske retningslinjer rundt effekten av arkivering, kopiering og videresending av e-post. I en tid der mesteparten av kommunikasjonen på mange arbeidsplasser foregår virtuelt, og muligheten for å synliggjøre og misbruke andres e-poster er til stede, er det å skape tillit og robuste relasjoner viktigere enn noensinne.Hovedhensikten med e-postmediet er tross alt å kommunisere, ikke å dokumentere eller å føre bevis.