–Vi snur hver stein. Resultatene er ikke gode nok. Vi er nødt til å redusere saksbunkene og bli mer effektive.

Det sier Nav-direktør Yngvar Åsholt. Etaten har nå tatt i bruk samme kartleggingsverktøy som Toyota i sin tid brukte for å få bedre kvalitet i samlebåndsproduksjonen av biler. Målet er å få til en kontinuerlig forbedring av Nav. Jobben er ikke over med det første.

Lite effektive.

Nav har arvet arbeidsmåter fra de tidligere etatene. Svakhetene ved endel av rutinene de har hatt, er blitt forsterket når man har flyttet mange av vedtakene inn i store forvaltningsenheter. Da har man oppdaget at det har vært altfor lite oppmerksomhet rundt det å få til en effektiv saksbehandling. Det skal man nå rydde opp i.

Nav har saumfart egen organisasjon og har avdekket en rekke steder «i produksjonsprosessen» der saksgangen forsinkes eller rett og slett stopper opp. Følgende flaskehalser er avdekket bare når det gjelder behandling av søknader om å få sykepenger i Oslo. Beskrivelsene viser funn fra fire uker i oktober i fjor.

* Av 20355 søknader om sykepenger ble 80 prosent avgjort i løpet av 16 dager (men det var store variasjoner). 12 saker ble liggende i mer enn 25 dager.

* Feilsortering av post. Når posten ble sortert ved mottaket i forvaltningsenheten, ble 6 prosent av sykemeldingssakene feilsendt internt og måtte returneres og fordeles på nytt.

* Når sykepengesakene skulle registreres i journalene, havnet de i en kø der de kunne bli liggende i 54 dager.

* Når sakene var registrert og var havnet i riktig avdeling, ble det oppdaget manglende opplysninger i 44 prosent av dem. Fem prosent ble sendt i retur til brukene. I resten av sakene måtte informasjon innhentes fra blant andre arbeidsgivere.

Og når slike saker blir liggende, betyr det at refusjonskravene fra arbeidsgivere som har forskuttert utbetaling av sykepenger til ansatte, blir forsinket. I Bergen har enkelte barnehager fått store økonomiske problemer av dette.

Gammel modell.

I tillegg ble postbunkene i avdelingen som behandlet sykepengesakene, sortert etter folks fødselsdato. Det er den gamle modellen fra Trygdeetaten, og den har vært avgjørende for hvilken saksbunke saken havnet i. Alle som er født den 15. i en måned, havnet sammen med alle andre saker fra folk som er født denne datoen. Men hvilken dato man er født, påvirker ikke når man blir syk. De som jobbet med datoen 25, hadde et voldsomt arbeidspress og en stor saksbunke, mens køen av saker hos den som jobbet med andre datoer, kunne være langt mindre. Sakene ble ikke flyttet fra en «kø» til en annen selv om det var kapasitet i andre «køer».

Uføresaker.

Ved å avdekke det Åsholt kaller «tidstyvene» i saksbehandlingen, kan Nav endre rutiner for å få opp farten i saksbehandlingen. I første omgang har Nav nøye kartlagt postgang og saksbehandling i uføresaker og søknader om sykepenger på to Nav-kontorer i Oslo samt i en forvaltningsenhet.

–Vi skal nå kjøre tilsvarende prosess i fire andre fylker, sier Åsholt.

I Oslo ser de allerede positive resultater av prosessen. Smarte løsninger som man har funnet, spres til resten av landet.

Fylkesdirektør Torild Lien Utvik i Nav Oslo opplyser at hver ansatt som behandler sykepengesaker i forvaltningsenheten, nå «produserer 64 prosent mer» daglig enn da kartleggingen av rutinene ble foretatt i oktober i fjor. Også en rekke andre rutiner er kraftig forbedret.