Debatt

Nei, ikke dropp kameraet i videomøter!

  • Anne Karin Nordskag
    Anne Karin Nordskag
    Daglig leder og kommunikasjonstrener, Krystallklart budskap
Ikke å se de andre i et møte er en skikkelig dårlig idé, mener innleggsforfatteren.

Her er syv tips om hvordan du kan gjøre møtehverdagen litt lettere.

Debatt
Dette er et debattinnlegg. Meninger i teksten står for skribentens regning.

Nylig kunne vi lese i Aftenposten om digital utmattelse på grunn av videomøter. Forskere fra Stanford University og Sintef ga sine tips om hvordan vi kan redusere denne slitasjen. Disse tipsene fungerer kanskje i teorien, men ikke i praksis.

Etter å ha holdt kurs i digital møteledelse og møtekultur siden pandemien startet, har jeg gjort meg noen tanker om hvordan vi kan få en mer bærekraftig arbeidsdag og hva vi gjør feil. Her er noen av dem:

Rygg-i-rygg-møter

Når kalenderen er full av møter, rekker vi ikke å forberede oss. Vi får ikke pauser. Vi spiser foran PC-en, og ikke sjelden kommer vi for sent til neste møte. En studie fra Microsoft viste hvordan hjernen blir påvirket av rygg-i-rygg-møter. Økt stress, svekkede kognitive evner til å lære og å være kreative, samt mindre fokus og engasjement.

Altfor mange møter

Det kalles ukritisk inn til møter for «alt mulig». Den uformelle småpraten som tidligere ga oss informasjon og kjappe avklaringer, er borte når mange sitter på hjemmekontor. Mange vegrer seg for å ringe, fordi det forstyrrer kollegaen. Resultatet er at vi kaller inn til et møte.

Anne Karin Nordskag er daglig leder og kommunikasjonstrener i Krystallklart budskap.

Altfor mange deltagere

Deltagere kalles ukritisk inn, fordi vi er redde for å ekskludere folk, usikre på hvem som vet hva, og hvem som har påvirknings- og beslutningsmyndighet. Noen ganger inviterer vi kun for å ha ryggdekning.

Ingen respekt for kollegaers kalender

Ikke sjelden blir ansatte innkalt til to–tre møter som går samtidig. Og de velger å delta i alle – samtidig. Møter på kvelden? Hvorfor ikke!

Dårlig møteledelse

Møteinnkallingen kommer, men uten en tydelig agenda. Møtene domineres av to–tre stykker, mens resten sitter passive og tause. Det prates mye, men besluttes lite. Referat skrives sjelden. Konsekvensen er at vi må avtale et nytt møte.

Listen over uheldige trekk ved vår nye, digitale møtekultur kunne vært lengre, men de fleste skjønner bildet: Dette er ikke bærekraftig. Folk begynner å bli skikkelig slitne.

Hvordan få en bedre møtekultur?

En av årsakene til digital utmattelse skyldes ifølge forskerne Aftenposten snakket med, stresset du opplever av at kollegene dine «stirrer» på deg. Rådet forskerne kommer med, er å se bort eller å skru av kameraet.

Den viktigste aktiviteten i et møte er kommunikasjon. Og vi vet at den nonverbale kommunikasjonen kan bety mer enn den verbale. Da er ikke å se de andre en skikkelig dårlig idé.

Dette er ikke bærekraftig. Folk begynner å bli skikkelig slitne.

Det som er en bedre idé, er å venne seg til å bli «stirret på» og fokusere mer på saken fremfor seg selv. Er det mange deltagere, kan møteleder gi beskjed om at det er OK å slå av kamera. Et godt tips er å se mer inn i kameralinsen for å opprette en illusjon om blikkontakt, og å la blikket sveipe ned på ansiktene til de andre deltagerne med jevne mellomrom.

Syv tips for en bærekraftig møtekultur

Følger du disse tipsene, gjør du ditt for at du og dine kolleger kan få en bærekraftig møtekultur og bedre arbeidsdag:

  1. Vær kritisk til å kalle inn til møter og til å delta i møter.
  2. Lag en god agenda som hjelper deltagerne å forberede seg og å prioritere.
  3. Skriv et kortfattet referat med klare aksjonspunkter. Gjennomfør en kjapp oppfølgingsrunde etter møtet for å sikre enighet og eierskap.
  4. Møteleder: Engasjér de passive deltagerne, sikre beslutninger og at møtene slutter slik at deltagerne får pause før neste møte.
  5. Godt teknisk utstyr.
  6. Kamera PÅ og mikrofonen AV.
  7. I tillegg må ledelsen sette «Møtekultur» på agendaen. Hva er OK og hva er ikke-OK møteadferd?

Ingen kan gjøre alt, men alle kan gjøre litt. En kultur utvikles i fellesskap, selv om toppledelsen bærer hovedansvaret. Bare ikke skru av kameraet eller snu deg bort. Som en deltager sa til meg i forrige uke: «Når de skrur av kameraet, tenker jeg at de forlater møtet.»

  • Følg og delta i debattene hos Aftenposten meninger på Facebook og Twitter

Les også

  1. Den nye hjemmekontorforskriften har et digert hull

  2. Hvordan har pandemien påvirket livskvaliteten vår?

Les mer om

  1. Hjemmekontor
  2. Koronaviruset
  3. Kommunikasjon