Debatt

Clintons e-post-skandale - har paralleller i Norge

  • Vilde Ronge
Vilde Ronge

E-post. Det er svært problematisk når offentlig dokumentasjon ikke blir arkivert. Det kan være til hinder for åpenhet og svekke demokratiet

Debatt
Dette er et debattinnlegg. Meninger i teksten står for skribentens regning.

Det har stormet rundt Hillary Clinton de siste ukene. Som amerikansk utenriksminister benyttet hun sin private e-postkonto til all sin e-postkorrespondanse, både som privatperson og som utenriksminister. «Kan e-postene hindre Clintons vei til Det hvite hus?» var en overskrift i Aftenposten 13. mars.

Kan svekke demokratiet

Det er svært problematisk når offentlig dokumentasjon blir liggende utelukkende i én enkelt brukers e-postmappe, i stedet for å bli bevart i virksomhetens arkivsystem. Dette er potensielt til hinder for åpenhet og innsyn, og kan svekke demokratiet. I tillegg står det i veien for optimal saksbehandling der alle fakta ligger på bordet.

Riksarkivet er bekymret for alle de e-postene som hver eneste dag ikke finner veien til arkivene og offentlig elektronisk postjournal (OEP). I det offentlige i dag går brev ofte ut og inn som e-post direkte mellom de ansatte. Det betyr i praksis at hver enkelt ansatt er blitt sin egen arkivsjef, og har fått ansvaret for viktige beslutninger for virksomheten: Hvilke e-poster vil jeg slette, hvilke vil jeg ta vare på, og hvor lenge?

Arkivloven gjelder uansett

I Riksarkivet er vi svært opptatt av disse problemstillingene. Vi forvalter en arkivlov som gjelder alle offentlige virksomheter, og som er veldig tydelig på dette feltet: Dokumenter som blir sendt eller mottatt via e-post, og som etter form eller innhold må regnes som saksdokument for organet, skal arkiveres. Det er med andre ord innholdet i et dokument som er bestemmende for om det skal til arkivet eller ei, ikke formatet. E-post, SMS eller brev — arkivloven gjelder uansett kommunikasjonsform.

Clintons e-postskandale er ikke unik. Mangelfull arkivering er et kjent problem i alle typer virksomheter, små og store, offentlige og private. Mens Clinton får mediedekning verden over for sin manglende arkivering av jobbens e-post, har vi i vinter hatt en «lignende» sak også her i Norge: I forbindelse med sykehusstriden i Møre og Romsdal havnet Kristiansunds ordfører Per Kristian Øyen i hardt vær da det ble klart at store mengder e-post og SMS ikke var journalført i sakens anledning.

Den enkelte saksbehandlers ansvar

Statsarkivet i Trondheim gjennomførte tilsyn med arkivene i Kristiansund kommune så sent som 24. september 2014. Dokumentfangst fra SMS og e-post var et av temaene som ble diskutert under tilsynet. I tilsynsrapporten konkluderer statsarkivet med at kommunen har arbeidet godt med arkivene, og har god kontroll på arkivdanningen. Problemet i Kristiansund var imidlertid at ansatte ikke var flinke nok til å arkivere relevant dokumentasjon. Det er den enkelte saksbehandler sitt ansvar at riktig dokumentasjon blir arkivert.

E-postproblematikken handler ikke utelukkende om å få på plass enklere teknologi eller tilpasset regelverk, men vel så mye om adferd, kultur og holdninger.

Arkivering av e-post bør være et ofte diskutert tema hos alle ansatte i offentlig sektor. Slik kan vi forebygge tap av viktig offentlig informasjon i Norge.

Les mer om

  1. Debatt