Offentlige etater skjuler dokumenter i postjournalene
Departementer og andre offentlige etater slurver med journalføringen. Det gjør det vanskelig for allmennheten å finne ut hvordan viktige beslutninger fattes. - Lovstridig, sier generalsekretær i redaktørforeningen.
En stor del av forvaltningens dokumenter om reklameforbudet som ble pålagt oppfinner Baard Johannessen i saken om hans omstridte metode for å behandle lakselus, ble ikke journalført i Offentlig elektronisk postjournal (OEP).
— Dette er lovstridig. Alle relevante dokumenter skal journalføres fortløpende. OEP skal speile den enkelte etats journal, sier generalsekretær i Norsk Redaktørforening, Arne Jensen.
- Hvorfor er det viktig at dokumentene journalføres i OEP?
— Offentlige journaler er nøkkelen til innsyn. Vi ser stadig vekk eksempler på at dokumenter ikke journalføres, og vi får bare greie på de sakene der folk oppdager at saker ikke er journalført.
Dokumenter forteller historien
Aftenposten brakte denne uken historien om et initiativ i Fiskeridepartementet, som involverte en rekke andre etater, og som endte med at Statens legemiddelverk vedtok å forby Baard Johannessen å snakke om en lakselusmetode som oppdrettsnæringen bruker i stort monn.
Johannessen har utviklet metoden. Men Legemiddelverket mener nå, etter to ganger å ha sagt det motsatte, at å spre informasjon om metoden strider mot reklameforbudet i legemiddelregelverket.
Reddet oppdrettsbransjen fra slakt - fikk munnkurv av staten
For å rekonstruere bakgrunnen for Legemiddelverkets snuoperasjon har både Johannessen selv og Aftenposten søkt om innsyn i alle sakens dokumenter.Det viste seg da at mange av dokumentene ikke var mulig å spore, dersom man ikke visste om sakens eksistens fra før. Mange av dokumentene var nemlig ikke journalført i Offentlig elektronisk postjournal.
Null av fem journalført
Dette var status i OEP da Aftenposten gikk inn i saken:
- Helsedepartementet hadde journalført null av fem dokumenter.
- Mattilsynet hadde journalført null av tre dokumenter.
- Fiskeridepartementet hadde journalført to av fem dokumenter.
- Statens legemiddelverk hadde journalført 16 av 26 dokumenter. Et par av dokumentene var journalført tre og et halvt år etter at de var innkommet.
— Her tar vi selvkritikk. Det er riktig at e-postene kunne vært arkivert allerede i 2010. Grunnen til at vi ikke la inn e-postene var at vi så på forespørslene som henvendelse om råd. Rådgivning og veiledning er noe vi gjør hver dag uten at vi nødvendigvis oppretter en sak i arkivsystemet vårt, sier legemiddeldirektør Audun Hågå.
Et sentralt dokument i saken ble lenge hemmeligholdt som «internt», etter at Johannessen – som er part i saken – søkte innsyn.
Helsedepartementet: «Forsinket»
I Helsedepartementet er ingen av de fem dokumentene i reklameforbudssaken, alle fra 2012, lagt inn i elektronisk postjournal når Aftenposten ber om innsyn i september 2013. Det betyr at saken ikke kan spores i det hele tatt utenfra, dersom man ikke vet fra før at det eksisterer en sak.
- Hvorfor er ingen av dokumentene i saken journalført?
Jus-ekspert mener loven brytes når Listhaugs PR-liste holdes hemmelig
— I tråd med departementets regler og rutiner for arkivering av e-post, skal disse e-postene arkiveres. I denne saken har arkiveringen vært forsinket. Det beklager vi, sier ekspedisjonssjef Geir Stene-Larsen i Helsedepartementet.Det ble forøvrig fart i arkiveringen i dagene etter at Aftenposten hadde tatt kontakt med spørsmål om alle dokumenter i saken. De påfølgende dagene tikket de inn i OEP.
Fiskeridepartementet: «Rutinene skjerpet»
I Fiskeridepartementet, som inviterte til møtet som fikk Legemiddelverket til å ombestemme seg, var bare to dokumenter synlige i elektronisk postjournal. Da Aftenposten ba om innsyn i alle dokumenter i saken, fikk vi tilsendt syv dokumenter.
- Hvorfor?
— Av de fem dokumentene på saken som er journalført nå nylig, er tre dokumenter som burde vært journalført, noe som viser at rutinene for journalføring av løpende e-poster i dette tilfellet ikke har vært fulgt. Rutinene er blitt innskjerpet etter at Aftenposten tok kontakt. Øvrige dokumenter ble mottatt fra Helse- og omsorgsdepartementet på forespørsel den 25.9.13 og journalført dagen etter, svarer Fiskeridepartementet i en e-post.
— Svært uheldigRedaktørforeningens generalsekretær mener det er store mørketall for manglende journalføring, og sier at dette er «svært uheldig».
Arne Jensen viser blant annet til Jenteforsvaret-saken, som førte til statsråd Audun Lysbakkens avgang. Den gang var det store hull i journalføringen av saken, og dermed vanskelig å danne seg et bilde av hva som hadde skjedd.
