Mener stat og kommuner bør lære åpenhet av Sametinget

Direktør Rune Fjellheim ved Sametinget mener både departementer og kommunes kan lære av deres rutiner for dokumen
  • De har valgt en løsning som blir et problem for dem, mener Sametingets direktør.

Aftenposten.no har denne uken fortalt om hvordan departementer og kommuner sliter med å håndtere store mengder innsynskrav fra personer som vil følge med på det som skjer i norsk forvaltning.

Har fått ned innsynskravene med 90 prosent

Departementsråd Elisabeth Berge i Olje— og energidepartementet mener at dette kan gå ut over andre arbeidsoppgaver i departementet, fordi saksbehandlene bruker mer tid på å behandle innsynskrav.

— Jeg tenker at det er en defensiv holdning som vitner om at man ikke klare å tenke tanken om offentlighet fullt ut, sier direktør Rune Fjellheim i Sametinget til Aftenposten.no.

For mens departementene benytter seg av et system hvor man må søke om innsyn i hvert enkelt dokument, gjør Sametinget denne vurderingen på forhånd - før de publiserer dokumentene i sin helhet på nett. På denne måten har Sametinget fått redusert antall innsynskrav med 90 prosent.

— Vi mener at vi ikke har noe å skjule, og for oss er det bare nyttig at folk kan etterprøve det vi gjør. Det handler om rene rutiner ved posthåndteringen, og at man har en grunnleggende holdning til offentlighet. Istedenfor å journalføre dokumentene ved å vente på at noen skal spørre om dem, har vi valgt en løsning der alt kan lastes ned, sier Fjellheim.

Les også

Staten oversvømmes av innsynskrav fra publikum

— Livredde for statens system

Med en årling dokumentflyt på 36.000 dokumenter gir det Sametinget enorme besparelser. Fjellheim mener både statlig forvaltning og mange kommuner har mye å lære av Sametinget.

— Vi er livredde for Offentlig elektronisk postjournal (systemet statlig forvaltning bruker), det er et blindspor når man bare kan søke i journalen og ikke hente dokumentene rett ned. Det er et halvferdig system som bare generer mer jobb – man har rett og slett skapt et unødig problem, sier Fjellhem. Han viser til at selve innsynskravene fra slike systemer i seg selv genererer et nytt dokument som må behandles av en byråkrat.

- Hva har løsningen kostet Sametinget?

— Det har ikke kostet spesielt mye. Dette er standard moduler som finnes i de fleste arkivsystemer, og det eneste som koster oss noe er å innføre rutiner som fungerer. Men det er på ingen måte snakk om voldsomme investeringer, sier Fjellheim

- Vanskelig å komme utenom ekstra arbeid

Det er Direktoratet for forvaltning og IKT (Difi) som har ansvaret for Offentlig elektronisk postjournal (OEP), som i dag brukes av departementer og andre statlige virksomheter. Direktør Hans Christian Holte mener de har valgt en løsning som fungerer godt.

— OEP skal ivareta mange hensyn, og det viktigste er at ikke bare journalister, men også folk flest får god tilgang til offentlige dokumenter. Det er riktig at det medfører en del arbeid for virksomhetene, men det tror jeg er vanskelig å komme utenom, sier Holte.

Likevel innrømmer han at de finnes rom for forbedring.

— Vi har sett på hvordan vi kan få publisert flere fulltekstdokumenter enn i dag. Det ligger muligheter for å gjøre dette i systemet, men det er i liten grad tatt i bruk av virksomhetene som benytter seg av OEP, sier Holte.

— Men samtidig er det viktig å huske på at det også ligger hensiktsmessighetsvurderinger til grunn: Av 4,5 millioner journalposter i systemet er det bare 1 av 10 det blir bedt om innsyn i. Da må man vurdere om det er hensiksmessig å gjøre jobben med å publisere dokumentene i sin helhet, opp mot det å behandle de innsynskravene som kommer, sier han.