Titalls millioner i overforbruk og prosjektproblemer i Politidirektoratet har vært skjult for offentligheten

Politiet har unnlatt å journalføre store problemer med et prestisjeprosjekt og merforbruk på 61,2 millioner kroner.

Det er et viktig prinsipp i et demokratisk samfunn at du som borger skal vite hvordan skattepengene dine blir brukt og hva staten holder på med.

Derfor er det viktig at det er åpenhet om arbeidet som blir gjort når politikere og byråkrater går på jobb i direktorater og departementer.

Stortinget har bestemt at vi som hovedregel har rett til å lese saksdokumenter om arbeidet som gjøres i offentlig sektor.

I Norge skal alle saksdokumenter arkiveres etter at saksbehandlingen er ferdig. Offentlige virksomheter skal også registrere dokumentene i sakene i en journal. Det er dette som kalles journalføring.

Nå kan Aftenposten avsløre at offentlig pengebruk og vesentlige beslutninger i politiets øverste ledelse de siste årene har vært skjult for samfunnets innsyn.

Ga 61,2 millioner ekstra til IKT-utfordringer

Det er ingen hemmelighet at det i flere år har vært store problemer og utfordringer knyttet til politiets datasystemer.

Da 22. juli-kommisjonen filleristet politiets utdaterte og manglende IKT-løsninger etter terrorangrepet i 2011, var problemene allerede godt kjent for ledelsen i politiet.

I 2012 ble det vedtatt at politiet skulle få en helt ny IT-infrastruktur. Men utfordringene har i stått i kø.

I 2016 var politiets datasystemer ved to anledninger borte i timevis. Politiets operasjonssentraler måtte gå over til penn og papir da politiet i hele landet mistet tilgang.

I seks dokumenter som aldri er ført i noen offentlig journal, gir Politidirektoratet fullmakter til at enheten som har ansvaret for å sikre stabil og sikker tilgjengelighet for politiets IKT-løsninger, bruker mer penger enn det har fått i budsjettet.

I dokumentene gir Politidirektoratet den underliggende enheten Politiets IKT-tjenester tillatelse til å bruke 61, 2 millioner friske kroner i såkalte «overskridelsesfullmakter».

Politidirektoratet bekrefter summen til Aftenposten.

• Les de kraftige reaksjoner på den manglende politioffentligheten her: Så alvorlig at det er vanskelig å finne ord

• Har du tips, men vil være anonym? Trykk her: Slik kontakter du Aftenposten med Securedrop

Politidirektoratet skjerper rutinene og internkontrollen

Opplysningene kommer frem i et utkast til en rapport om arkivering og innsyn i forvaltningen som Riksrevisjonen har sendt til flere departementer for å få tilbakemelding på.

Aftenposten har fått tilgang til utkastet på over 100 sider, som ikke er noen ferdig rapport, fra Riksrevisjonen.

Funnene i den foreløpige rapporten bekreftes av Politidirektoratet (POD) til Aftenposten.

– At disse overskridelsesfullmaktene ikke er blitt offentliggjort i Offentlig elektronisk postjournal, skyldes at de er blitt stående i arkivsystemet som reservert og ikke sluttført etter at sakene var ferdige fra PODs side, sier Frede Hermansen, avdelingsdirektør for strategi- og virksomhetsstyring i direktoratet til Aftenposten.

Han sier dette skyldes enkelte «isolerte avvik» i de interne saksbehandlingsrutinene.

– Det er gjort en innskjerping av rutinene og internkontrollen på dette området, sier Hermansen.

Politidirektoratet sier til Aftenposten at overskridelsesfullmaktene inngår i «en planlagt prosess hvor midler omdisponeres» og at de nå er journalført.

Korrespondansen om å avslutte prestisjeprosjekt ble ikke arkivert

Skal åpenhet om styringen av landet være reell, må innbyggerne kunne kontrollere saksbehandling og delta i prosessene i demokratiet.

Og skal man kunne få innsyn i hva som skjer, er det en forutsetning at dokumenter arkiveres og journalføres.

Riksrevisjonen har undersøkt et utvalg av enkeltsaker, blant annet i POD, og gjort dybdeundersøkelser av saks- og arkivsystemer. De har også hatt møter med direktoratet og intervjuet ansatte.

I utkastet til rapporten som er sendt ut for tilbakemelding, kommer det frem at sentrale notater og dokumenter rundt beslutningen om å legge ned det prestisjetunge og kostbare Merverdiprogrammet var skjult fra offentligheten.

Programmet skulle modernisere IKT-løsninger i politiet. Da prosjektet med en kostnadsramme på 2,4 milliarder kroner ble besluttet nedlagt i juni 2015 hadde det allerede kostet skattebetalerne 235 millioner kroner.

Men korrespondansen der Politidirektoratet anbefalte å avslutte programmet, ble ikke arkivert eller journalført på en måte som gjør det mulig å finne det igjen, ifølge utkastet.

• Regjeringen har brukt en kvart milliard på prosjekt som skulle revolusjonere norsk politi – nå blir det stanset

Førte ikke referat fra møte med statsråden

Beslutningen om å legge ned programmet ble tatt av daværende justis- og beredskapsminister Anders Anundsen (Frp) etter råd fra politidirektør Odd Reidar Humlegård i et møte 22. mai 2015.

Det ble ikke ført referat fra møtet. Det er heller ikke arkivert noen korrespondanse mellom direktoratet og departementet om Merverdiprogrammet i 2014 og 2015, ifølge utkastet til rapporten fra Riksrevisjonen.

Skjerper rutinene og kontrollen

Hermansen sier til Aftenposten at Politidirektoratet er enig i at journalføringspraksisen i dette tilfelle ikke har vært tilfredsstillende ivaretatt.

– I dette konkrete tilfellet har vi gått igjennom dialogen og journalført de mest sentrale dokumentene i dialogen. Det har også vært gjort en innskjerping av rutinene og internkontrollen på dette området, sier Hermansen.

I utkastet til rapporten skriver Riksrevisjonen at konsekvensene av mangelfull arkivering blir at det er vanskelig eller umulig å finne tilbake til dokumentasjon for vesentlige beslutninger.

• Politiets datasystemer borte i timevis for andre gang på to måneder: «Pinlig» og «helt utrolig»

Riksrevisjonen: En rapport under utarbeidelse

Riksrevisjonen sier til Aftenposten at de ikke vil kommentere rapporter som er under utarbeidelse.

Stein Morch, kommunikasjonsrådgiver i Riksrevisjonen, opplyser at versjonen Aftenposten har fått tilgang til, vil bli vesentlig endret etter tilbakemeldinger fra departementene og at det derfor blir feil å presentere den som Riksrevisjonens rapport.

Han sier rapporten har utsatt offentlighet og ennå ikke har vært til den første av to behandlinger av riksrevisor og riksrevisorkollegiet.

• Les de kraftige reaksjoner på den manglende politi-offentligheten: Så alvorlig at det er vanskelig å finne ord