Bli e-postmester

Drukner du i e-post? Følg disse 10 rådene og ta tilbake kontrollen.

En rask sjekk i redaksjonen viste at de 12 medarbeiderne hadde 10759 e-poster i innboksene sine. Det er i snitt 897 e-poster per hode. Den største samleren hadde 4650 e-poster, tre stykker til hadde over tusen i innkurven.

Men tre stykker var særdeles flinke: De hadde under 30 e-poster i innkurven.

De er e-postmestrene, med svart belte i e-mail.

Mer tid

Du kan bli en du også. De aller fleste vet hvordan det er å ha et berg med post å gå gjennom hver dag, at e-posten avbryter deg og krever din oppmerksomhet jevnlig, at e-post tar store deler av arbeidsdagen din, og at mailen bare hoper seg opp i mailboksen.

Gå inn i e-post-programmet ditt, sorter mailen din kronologisk, og kikk nederst i innboksen. Hvor gammel er din eldste e-post? Og hva har du tenkt å gjøre med den?

I mitt tilfelle var svaret 9. september 2005 og "ingenting". Dette er helt unødvendig for de aller fleste

Denne saken er samling med råd som kan gi deg en bedre arbeidshverdag gjennom bedre mestring av e-post. Ikke alle rådene vil passe for alle, og det er opp til enhver å vurdere om en ny e-postmetodikk er egnet for dem, men på effektivitetsnettstedet 43Folders, har disse metodene blitt diskutert og anbefalt. Også ITpro.no har bidratt til disse rådene.

Målet er at du skal bruke mindre tid på e-post, og mer på å faktisk gjøre viktige oppgaver.

Et av hovedpremissene for rådene – og dette kan virke fremmed for mange – er at innboksen din skal være tom så godt som hver gang du er ferdig med å gå gjennom e-posten din – noe du skal gjøre sjeldnere. Høres sprøtt ut? Les rådene selv:

1. Hent posten selv – sjekk den sjeldnere

Skru av automatisk e-postsjekker, som sørger for at nye mail stadig tikker inn. I det minste bør du sette oppdateringfrekvensen til noe håndterbart, som hver time eller halvtime. Hent heller ned e-posten selv når du er klar.

Målet er at e-post ikke skal fylle hvert minutt av arbeidsdagen din, og at ny, innkommende post overtar oppmerksomheten fra andre oppgaver, eller til og med fra annen e-post du jobber med. Gjør e-post en gang i timen, annenhver eller tredjehver time. Gjør dette til en fast rutine, som du følger, i stedet for å la innkommende mail diktere din arbeidsdag.

2. Ikke la e-posten forstyrre.

Har du satt e-postoppdateringen dine til hvert minutt kan du bli distrahert 500 ganger i løpet av en arbeidsdag. Hvert femte minutt er 96 distraksjoner om dagen.

Dersom du har en lyd som plinger hver gang du får mail, skru den av. Har du en popup-melding på skjermen for hver melding, skru den av. Du kan til og med (og dette er litt skummelt å si) lukke e-postprogrammet ditt mellom hver gang du sjekker. Dette er nok bare anbefalt for e-postens jedi-mestre. Det er de som får mest gjort.

3. Bruk 4D-metoden

Hver gang du sjekker e-post bruker du 4D-metoden på de mailene som har kommet inn.

• Delete (Slett)
• Do (Gjør/handle/svar)
• Delegate (Deleger)
• Defer (Utsett)
  Det fungerer på følgende måte: Når en frisk ladning med ny e-post har dumpet inn i mailboksen din, bruker du de fire alternativene på dem.

E-post er et verktøy, ikke jobben i seg selv. Jo mer tid du bruker på produktive oppgaver, og jo mindre tid du bruker på å sortere, slette og lete gjennom mailboksen din, jo bedre er det for de fleste.

4. Skriv mindre

Hvis du kan svare på en mail med en setning eller to, gjør det. Kan du redusere responstiden fra 2 minutter til 30 sekunder på en epost er dette 75% av tiden spart. Ingen nobelpris i litteratur venter deg i andre enden av mailen du skriver, så ikke sats på litterær kvalitet fremfor effektivitet. Si det du trenger å si, ikke mer.

Det betyr ikke at du skal kaste gode siviliserte ideer som grammatikk, rettskrivning, tegnsetting og fullstendige setninger på båten. Ditt svar er kanskje på èn velskrevet setning, men høflighet bør fremdeles bestrebes.

5. Juks

Bruk de automatiske funksjonene i e-postklienten din til å gjøre jobben lettere. De fleste e-post programmer kan slette mail fra visse avsendere automatisk, og fjerne søppelpost for deg, eventuelt lagre den i en egen folder.

Mange e-poster er like, og du trenger ikke finne opp kruttet hver gang. Hvorfor skrive identiske svar om og om igjen fra starten av når du kan gjøre det med ett eller to tastetrykk. Lag et Word-dokument eller annen e-postdokument med de vanligste svarene dine, klipp ut fra dette dokumentet når du trenger det, og lim inn i mailen din.

Standardsvar kan være upassende. I noen tilfeller kan du ha et standardsvar som grunnlag, og så tilpasse ditt svar individuelt før du sender.

Du kan også bruke et program som Mailtemplate (for Mac) for å lage klare standardsvar til meldinger du får ofte.

6. Vær ærlig med deg selv

Vet du innerst inne at du aldri kommer til å svare på en e-post: Slett den, fjern den, til nød arkivèr den. Du kommer med stor sannsynlighet ikke til å svare på en e-post om tre uker eller to måneder. Gjør det i dag, eller fjern den fra innboksen. Ikke prøv å være perfekt, men følg dine e-post-innstinkter. Det er faktisk bedre å slette uviktig mail, enn å svare på den etter tre uker.

7. Ikke begynn med e-posten

Når du kommer på jobb, ikke begynn dagen med å lese e-post. De som har sendt deg e-post på kvelden nattestid er trolig arbeidsnarkomane kolleger og mailinglister. Noen hevder at det hjelper å gjøre en oppgave først, bli ferdig med en ting, før man lar e-posten flomme inn.

— Venter man en time får jeg tid til å våkne, få gjort litt arbeid, og orientere meg. Når jeg åpner de elektroniske flomgatene føler jeg meg overnpå, og har ingen problemer med å blåse gjennom e-posten min på noen få minutter, skriver Gina Trapani på 43Folders.

8.Pass deg for listene

Mailinglister og automatiske nyhetsoppdateringer (Google news alert, for eksempel) på e-post er som lokketilbudene på et supermarked. De virker fristende og nyttige med en gang, men når de dukker opp i innboksen din flere ganger om dagenm, er de mest irriterende.

Spør deg selv om du virkelig har behov for en fast mail om noe, før du skriver deg opp. Kommer mailen hver dag, eller flere ganger hver dag, bør du virkelig trenge det, eller er det spam.

Du er sikkert på noen slike lister allerede. Vurder om du trenger dem, og meld deg av alt som ikke er virkelig viktig og nyttig.

Et annet råd er å opprette flere e-post kontoer hos gratis netttjenester (Gmail, Hotmail, Yahoo mail), og la alle abonnementer på nyhetsbrev og nyhetsvarsler komme til denne kontoen. Sørg for at bare mail som ikke er nødvendig havner her, så behøver du bare sjekke den når du ikke har annet å gjøre. Men pass deg for å få to eller flere smekkfulle e-postbokser som må gjetes.

9. Lag en signatur

Alle e-postprogrammer gir deg muligheten til å sette opp en signatur. Så slipper du å skrive hilsen, navn, adresse, telefonnummer, tittel, stilling, selskapsinformasjon og (det å så vittige) mottoet du har valgt hver eneste gang.

10. Begynn på nytt - NÅ

Rådene overfor er vel og bra, men det er ikke lett å få en tom e-postboks over natten. Du har jo allerede full innboks, og hva skal du gjøre med den. Jo, vent. Du kan ha tom boks om et øyeblikk.

• Lag en mappe du kaller "et nytt og bedre liv" eller bare ENOBL.
• Merk alle e-postene i innboksen din (ctrl-A). (Eventuelt alle e-postene fra en gitt dato, for eksempel fra den første i denne måneden, denne uka, alle e-poster, bortsett fra i dag.
• Dra alle e-postene over i ENOBL-mappen din. Smak på den skremmende følelsen av å ha en tom innboks.
• Sørg for at du alltid har e-postboksen din tom (følg 4D-metoden).
  Har du flere e-postråd? Diskuter nedenfor:

1. Slett umiddelbart e-post du vet du ikke trenger.

1. Svar umiddelbart på alle e-poster som du kan svare på i løpet av to minutter.

1. Deleger alt du kan sende videre til andre med en gang.

1. Utsett alle e-poster som vil ta lenger tid enn to minutter å utføre. Legg disse sakene til en oppgaveliste, eller flytt e-posten til en undermappe ("aktive saker", "må gjøres" "to do list"). Begynn ikke på dem før innboksen er tom. Hold dem i denne mappen til oppgaven er utført. Husk at du får mer tid til å gjøre disse oppgavene når du bruker mindre tid på e-post.
   Når du har utført steg 1, 2 og 3, skal postboksen din nok en gang være tom, og du kan gå løs på de oppgavene du har utsatt før du sjekker mail igjen.