Norge

Signerte kontrakter for én milliard kroner i Politidirektoratet var usynlige for offentligheten

Politidirektoratet følger ikke loven, slår riksrevisor Per-Kristian Foss fast.

  • Andreas Bakke Foss
    Andreas Bakke Foss
    Journalist

Politiets øverste organ laget en egen dokumenttype for signerte kontrakter med eksterne leverandører. De ble aldri lagt ut i Offentlig elektronisk postjournal (OEP).

– Det er kritikkverdig ikke å følge loven. Arkivloven er ikke noe mindre alvorlig enn straffeloven, sier riksrevisor Per-Kristian Foss.

Praksisen med «dokumenttype A» har pågått siden 2011, bekrefter Politidirektoratet (POD) til Aftenposten.

– At dette ikke ble identifisert og rettet opp, er beklagelig, sier Frede Hermansen, avdelingsdirektør for strategi- og virksomhetsstyring i Politidirektoratet til Aftenposten.

Ifølge Hermansen er det snakk om 96 signerte kontrakter fra 2011 og frem til 2016 som ikke er publisert i Offentlig elektronisk postjournal (OEP), og dermed ikke har vært synlig i endelig versjon for offentligheten.

POD anslår selv at anskaffelsene i disse kontraktene har en verdi på rundt én milliard kroner.

Var ikke tilgjengelige for offentligheten

Opplysningene om praksisen kommer frem i en rapport fra Riksrevisjonen om arkivering og innsyn i forvaltningen som publiseres tirsdag.

«Det har resultert i at endelig versjon av mange kontrakter og avtaledokumenter i denne perioden ikke har kommet på OEP», skriver Riksrevisjonen i rapporten.

Ifølge Riksrevisjonen gjelder dette 245 avtaledokumenter som dreier seg om alt fra:

  • kjøp av konsulentbistand
  • utvikling av nye straffesakssystemer
  • bistand til drift av ikt-systemer til rammeavtaler om kjøp av PR- og kommunikasjonstjenester,
  • avtaler om medietrening og kommunikasjonsrådgivning
  • kjøp av veiledertjenester for toppledere i politi- og lensmannsetaten.

Selve anskaffelsessakene har imidlertid blitt publisert med inngående og utgående dokumenter og dermed gjort det mulig å følge med på saken og søke innsyn i dokumentene.

Politidirektoratet avviser at det er snakk om 245 kontrakter og sier det kun dreier seg om 96 kontrakter inngått fra 2011 og senere.

Politidirektoratet holder til i dette bygget på Majorstuen i Oslo.

– Ikke tilfreds med avvikene som er påpekt

Det er et viktig prinsipp i et demokratisk samfunn at du som borger skal vite hvordan skattepengene dine blir brukt og hva staten holder på med.

Stortinget har bestemt at publikum som hovedregel har rett til å lese saksdokumenter om arbeidet som gjøres i offentlig sektor.

Frede Hermansen sier til Aftenposten at selve anskaffelsessakene er publisert i offentlig journal.

– Inngåelsen av disse kontraktene har figurert på postjournalen. Hva vi ber om, hvem vi får tilbud fra og hvem som får kontrakten, er synlig, sier han.

– Det eneste som ikke har vært synlig der ute, er den inngåtte kontrakten som dokumentnummer etter at prosessen er ferdig, sier Hermansen.

Ifølge Politidirektoratet finnes det 400 saker på offentlig postjournal bak de 96 kontraktene. I snitt syv inngående og utgående dokumenter.

Hermansen påpeker at samtlige anskaffelser har vært offentliggjort på Doffin, den nasjonale kunngjøringsdatabasen for offentlige anskaffelser.

Riksrevisor Per-Kristian Foss legger i dag frem en rapport om arkivering og innsyn i forvaltningen.

Forklares med «feil oppsett» av politiet

Ifølge direktoratet er de aktuelle avtalene en kombinasjon av interne avtaler for Politidirektoratet og større avtaler som Politidirektoratet har forvaltet på vegne av etaten.

Praksisen har gått ut på at avtaler og kontrakter mellom POD og eksterne leverandører er blitt kategorisert som såkalt «dokumenttype A».

Samtidig har de, ifølge revisjonen, hatt en funksjonalitet i systemet som gjør at denne dokumenttypen ikke har kommet på offentlig elektronisk postjournal.

Politiet bekrefter praksisen til Aftenposten.

– Disse avvikene er nå rettet opp i, sier avdelingsdirektøren, som mener ekstraverdien som ligger i sluttkontraktene er «minimal».

– Alle vil, basert på den informasjonen som ligger ute, vite at en leverandør er tildelt en avtale. Det er en uheldig sak, men en ren teknikalitet, sier Hermansen til Aftenposten.

Politidirektoratet, her ved politidirektør Odd Reidar Humlegård, beklager.

Beklager at det ikke ble identifisert og rettet opp

Hermansen sier etableringen av dokumenttype A i arkivsystemet ikke knytter seg til publisering på OEP, med behovet for oversikten og gjøre det enklere internt å holde oversikt over inngåtte avtaler, og følge disse opp i et kontraktsarkiv.

– Dette arbeidet ble påbegynt tidligere, men først implementert i 2011. At dokument A-sakene da ikke fremkom i OEP, skyldtes rett og slett et feil oppsett i arkivsystemet i forbindelse med at kontraktsarkivet ble etablert, sier Hermansen til Aftenposten.

Feilen ble ikke oppdaget på seks år, før Riksrevisjonen gjorde politiledelsen oppmerksom på det.

Knut Aarhus, prosjektleder i Riksrevisjonen sier det ikke er noen tvil om at arkivloven gjelder for de endelige kontraktene også.

– Selvfølgelig skal man ha skikk i sakene. De endelige kontraktene skal selvfølgelig også synes på journal.

Iverksetter midlertidige tiltak

Hermansen opplyser at det i veldig liten grad i dag forvaltes avtaler internt i POD.

– Etter etableringen av en felles anskaffelsesfunksjon i Politiets fellestjenester i 2014 ivaretas i hovedsak alle avtaler og kontrakter av Politiets fellestjenester, og journalføres der, sier han.

Det er i dag ingen krav til at underliggende virksomheter inngår i offentlig elektronisk postjournal.

– Politiet har over lengre tid arbeidet med å legge til rette for at også underliggende virksomhet skulle inngå på OEP. Som et midlertidig tiltak vil Politiet fra og med 1. mai i år offentliggjøre journalene for PFT på politi.no, frem til en samlet løsning for etaten er på plass, sier han.

Jan Fridthjof Bernt, professor ved det juridiske fakultet ved Universitetet i Bergen og en av norges fremste eksperterpå offentlighet sier til Aftenposten at oppdelingen i ulike dokumenttyper som er omtalt fra Politidirektoratet ikke gir mening for han.

– Man kan ikke unnlate å journalføre fordi man mener et dokument kan unntas fra innsyn. For meg ser det ut som man her har laget seg et «hjemmesnekret» system på tvers av lovens regler. Det er selvsagt ulovlig, sier Bernt.

Riksrevisjonen: Alvorlige mangler

I rapporten som ble lagt frem tirsdag, slår Riksrevisjonen fast at praktiseringen av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning har alvorlige mangler.

– Vi ser at både departementer og statlige virksomheter praktiserer manglende og utilstrekkelig arkivering, journalføring og innsyn, og at dette har et stort omfang. Offentlighet om forvaltningens arbeid er viktig i et demokrati, sier riksrevisor Per-Kristian Foss.

Mange departementer og statlige virksomheter hverken arkiverer eller journalfører betydelige mengder arkivpliktige dokumenter. De blir dermed ikke offentlig kjent og utilgjengelig for innsyn. At journalføring skal skje løpende, etterleves i mange tilfeller ikke, slår Riksrevisjonen fast.

Les mer om

  1. De skjulte arkivene
  2. Riksrevisjonen
  3. Politiet